DT blogi

E-post on populaarne suhtlusvahend paljudes firmades. Seda kasutatakse omavahelises suhtlemises ja klientide teenindamises. E-kirjadega on seotud ka üks probleem – neid koguneb palju ning kui nende organiseerimisega kohe ei tegele, siis ootab meid varem või hiljem ees suurem koristuspäev oma postkastis.

E-kirjad kuhjuvad

Kui e-post on lubatud suhtlusvahend projektide täideviimisel, siis peab lõpuks projektikausta jõudma ka kogu e-posti teel vahetatud info. Kui võtame näiteks kolm kuud kestnud projekti, millesse on kaasatud 10 inimest, kes on olnud meili teel hoogsas kirjavahetuses, siis saame kokku päris suure arvu kirju.

Posti kokku kogumine on tihtipeale parasjagu aeganõudev tegemine. Oleks tore, kui saaks e-kirjad kuhugi ühte kohta kokku automaatselt, ilma, et peaksime selleks olulist vaeva nägema.

Outlooki laiendused

Firmad, kus e-posti programmina on kasutusel Outlook, võivad kaaluda spetsiaalsete Outlooki laienduste kasutuselevõtmist. Sisse tulevad e-kirjad püütakse automaatselt siduda käimasolevate projektidega ning kui laiendus ei suuda ise projekti tuvastada, mille kohta kiri käib, siis küsib ta kasutajalt abi.

Samuti oleks projektiga kokku viidud e-kirjadele vastuste salvestamine täielikult automatiseeritav. Laiendus tegutseks valdava osa ajast n-ö kardinate taga ning küsiks kasutaja käest nõu ainult siis, kui ise hätta jääb.

E-posti nimekirjad

Teine ja tehnilises mõttes üldisem lahendus oleks e-posti nimekirja kasutamine. Iga projekti jaoks on olemas eraldi list ning listi lugejate seas on ka süsteem, kuhu kirjad kokku koondatakse. Kirjade lugemisega võiks selles süsteemis tegeleda eraldi protsess, mis kontrollib oma postkasti näiteks iga 15 minuti järel.

Sel juhul kaob vajadus kasutajate arvutisse täiendava tarkvara installeerimise järele ning kasutajale häirivaid faktoreid igasuguste lisaküsimuste näol ei teki.

E-kirjade haldamine

E-kirjade haldamise süsteem võiks olla võimeline ka selleks, et organiseerib saadetud kirjad teemade järgi hierarhiliselt ära. Olemas võiks olla ka võimalus mailide otsimiseks näiteks saatja järgi, sõnade järgi pealkirjas ja e-kirja sisus (body).

Inimese sekkumist on päeva jooksul saabunud e-kirjade haldamisel siiski vaja, kui soovime ühte lahedat lisavõimalust. Nimelt võiks keegi päeva lõpus ära märkida kõik päeva jooksul saabunud kirjad, mis sisaldavad mõnda otsust.

See võimaldab meil projekti kulgemise ja tehtud otsustega veelgi paremini kursis olla. Juurdepääs kirjavahetusele võiks olla kõikidel inimestel, kes antud projektiga tegelevad.

Kokkuvõtteks

E-kirjade uputusest võime pääseda küllaltki lihtsa vaevaga, kui seda ise vähegi soovime. Võime luua kaoses korra ning lisaväärtusena muudame kogu e-posti põhise asjaajamise läbipaistvamaks.

Kirjutas Gunnar, 04.05.2007 kell 12:00, teemal Infosüsteemid. Jälgi selle postituse kommentaare läbi RSS-uudistevoo (feed). Lisa kommentaar või tagasisideviide (trackback) oma veebilehelt või blogist.