DT blogi

Mida teha kui dokumente on nii palju, et vanal käsitsi moel on nende haldamine tohutult ajakulukas? Kuidas päästa sekretär dokumendihoidlast tagasi ilmavalguse kätte? Kas segadus järjest kuhjuvate dokumentidega on äri kasvades nähtus, millega peame lihtsalt leppima?

Kasvav kaos

Järjest kasvavast dokumentide hulgast saab varem või hiljem areneva ettevõtte peavalu. Kui algul käis dokumentidest inimese jõud üle, siis ühel hetkel see enam nii pole. Dokumente on palju, arhiiv kasvab ning iga üksiku dokumendi leidmine muutub järjest tüütumaks ja aeganõudvamaks tegevuseks.

Veel kirjumaks muudab pildi see, et mitte kõik dokumendid ei pruugi olla paberkandjal. Kuskil failiserveri sügavustes kasvab omasoodu uus kaos nimega digitaalsed dokumendid. Ka nende seas orienteerumine nõuab aega.

Mida me soovime?

Kõik, mida me soovime, on lihtne ja arusaadav kord. Ja kui midagi veel tahta, siis senisest efektiivsem dokumentide leidmine ja registreerimine. Küll oleks tore, kui meil oleks koht, kuhu panna kirja kõik sissetulevad ja väljaminevad dokumendid ning omistada neile muuhulgas arhiveerimistunnused.

Digitaalsed dokumendid võiksid meil elada ka ühes kindlas kohas ja olla lihtsasti leitavad. Et need dokumendid on meil digitaalsel kujul olemas, siis on meil digitaalsel kujul olemas ka nende dokumentide sisu. Saaks digitaalse sisu ka veel kuhugi kirja, nii et saaksime otsida, oleks juba päris hea.

Lahenduseks on dokumendihaldussüsteem

Probleemi lahenduseks on dokumendihaldussüsteem, mis võimaldab dokumente registreerida, arhiveerida ja indekseerida. Mugav oleks ka see, kui dokumente saaks määrata kaustadesse, mis lihtsustab nende leidmist oluliselt.

Kindlasti võiks dokumendihaldussüsteem sisaldada endas ka kasutajate ja õiguste tuge, et kasutajad näeksid ainult neid dokumente, mis on neile mõeldud. Samuti võimaldaks õiguste tugi määrata ära tegevused, mida üks või teine kasutajagrupp tohib teha.

Lastes mõttel veel lennata, tuleb pähe ka selline idee, et dokumendihaldussüsteemiga võiks suhelda firma need infosüsteemid, mille kaudu dokumente luuakse või registreeritakse. Sel juhul kaoks vajadus inimese täiendava sekkumise järgi dokumentide registreerimisel dokumendihaldussüsteemi.

Tänapäeval pakuvad paljud firmad erinevaid dokumendihaldussüsteeme. Kuigi turul valitsevast kirjust virr-varrist läni närimine võtab aega, on siiski igale firmale sobiv lahendus olemas.

Kirjutas Gunnar, 16.04.2007 kell 11:00, teemal Infosüsteemid. Jälgi selle postituse kommentaare läbi RSS-uudistevoo (feed). Lisa kommentaar või tagasisideviide (trackback) oma veebilehelt või blogist.